روش‌های مختلفی برای مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی وجود دارد. اولین گام برای ایجاد ارتباط با دانشگاه مورد نظر، مشخص کردن هدف خود است. سپس می‌توانید از روش‌های مختلفی مانند ارسال ایمیل، تماس تلفنی، استفاده از پلتفرم‌های آنلاین مانند LinkedIn یا ResearchGate و یا حضور در کنفرانس‌ها و نمایشگاه‌های علمی برای برقراری ارتباط استفاده کنید. هر فردی ممکن است دلایل مختلفی برای مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی داشته باشد، بنابراین باید روشی را انتخاب کنید. که بهترین پاسخ را برای هدف خود فراهم کند. امیدوارم با مطالعه این متن، بهترین روش برای مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی را بشناسید و به اهداف خود دست یابید.
آشنایی با روش‌های مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی
همانطور که گفته شد، چندین روش وجود دارد که می‌توانید از آنها برای برقراری ارتباط با دانشگاه مورد نظر خود استفاده کنید. بر اساس آمار و گزارشات، ارسال ایمیل، یکی از پرکاربردترین روش‌های ارتباط با دانشگاه‌های خارجی بین دانشجویان بین‌المللی و داوطلبان ادامه تحصیل در خارج از کشور است. اما باید توجه داشت که همیشه ایمیل بهترین راه حل برای مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی نیست.
باید در نظر داشت که آیا تنها یک یا چند سوال جزئی از دانشگاه دارید، یا اینکه به دنبال پاسخ برای سوال‌های بیشتری هستید. و با توجه به این امر، روش مناسبی برای مکاتبه انتخاب کنید. به غیر از ارسال ایمیل، می‌توانید از روش‌های دیگری مانند پیام گذاری در شبکه‌های اجتماعی یا ارسال نامه‌های چاپی، برای برقراری ارتباط با دانشگاه مورد نظر خود استفاده کنید. در ادامه، با نحوه مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی آشنا خواهیم شد. و نکاتی که باید در هنگام نامه نگاری و مکاتبه با دانشگاه به آنها توجه کنید، مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
ارسال ایمیل
ایمیل به عنوان روش محبوب و پرکاربرد برای مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی شناخته شده است. ارسال ایمیل سریع‌تر و رسمی‌تر از دیگر روش‌های مکاتبه است و برای ارسال درخواست پذیرش تحصیلی همچنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما بعضی از دانشجویان ممکن است از زمان انتظار برای پاسخ ایمیل ناراضی باشند.
نحوه نوشتن و ارسال درخواست فند از استاد
نحوه نوشتن و ارسال درخواست فند از استاد
برقراری ارتباط تلفنی، به عنوان روش فوری‌ترین برقراری ارتباط با دانشگاه شناخته می‌شود. این روش به شما امکان می‌دهد تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن به پاسخ سوالات خود دست یابید. برای برقراری تماس تلفنی با دانشگاه، باید با مسئول مربوطه و یا فرد مناسب تماس بگیرید و این تماس را در ساعات اداری برقرار کنید. هنگام استفاده از تماس تلفنی، حتماً یک قلم و کاغذ آماده کنید تا اطلاعات مورد نیاز را یادداشت کنید.
استفاده از فرم تماس آنلاین نیز یک روش مشابه با ارسال ایمیل است. این فرم در وب‌سایت دانشگاه قرار داده شده و شما می‌توانید از آن استفاده کنید. با پر کردن اطلاعات مربوطه و سوال خود در فرم، می‌توانید درخواست خود را ارسال کنید. پاسخ به فرم تماس آنلاین ممکن است کمی زمان‌بر باشد، اما حتماً در نهایت پاسخی دریافت خواهید کرد. در ایمیل تاییدی که دریافت می‌کنید، زمان پاسخگویی به شما نیز مشخص خواهد شد.
استفاده از شبکه‌های اجتماعی برای ارتباط با دانشگاه‌های بین‌المللی
استفاده از شبکه‌های اجتماعی مانند فیسبوک و توییتر به عنوان یک روش ارتباطی بین دانشجویان و نمایندگان دانشگاه‌های بین‌المللی در حال رشد سریع است. این شبکه‌ها دسترسی متقابل دانشجویان و دانشگاه‌ها را به صورت سریع‌تر و آسان‌تر فراهم می‌کنند. برخی دانشگاه‌ها برای بهبود این کانال‌های ارتباطی و اطمینان از در دسترس بودن در زمان کوتاه و سریع، سرمایه‌گذاری‌های کلانی را انجام می‌دهند. استفاده از رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی معمولاً سریع‌تر از سایر روش‌های ارتباطی با دانشگاه‌های بین‌المللی است. اما باید به این نکته نیز توجه کرد، که مکاتبه با دانشگاه‌های بین‌المللی با استفاده از شبکه‌های اجتماعی ممکن است برای درخواست‌های رسمی یا سوالات مربوط به برنامه‌های تحصیلی خاص مناسب نباشد.
ارسال نامه به دانشگاه
ارسال نامه دست نویس یا تایپ شده می‌تواند راه مناسبی برای اطمینان از دریافت پاسخ مورد نظر شما از دانشگاه مربوطه باشد. برای اینکه از این نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی استفاده کنید، باید اطمینان حاصل نمایید، که نامه را به بخش یا فرد صحیح در دانشگاه ارسال می‌نمایید. نامه‌ها باید به صورت درخواست‌ها یا سوالات رسمی مربوط به اعضای خاص هیئت علمی، در مورد برنامه‌های تحقیقات تخصصی برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی، و… باشند. معمولاً زمان پاسخ به نامه ممکن است، بیش از یک هفته طول بکشد. اما اگر شما آدرس ایمیل و شماره تلفن را در نامه‌ی خود وارد کنید، ممکن است سریع‌تر از این مدت پاسخ خود را دریافت نمایید.
روش‌های دیگر برای برقراری ارتباط با دانشگاه‌ها شامل حضور در روز‌های آزاد دانشگاه و شرکت در تورهای بازدید از دانشگاه‌ها مانند تور QS World Grad School می‌باشد. همچنین، می‌توانید از دوستانی که از دانشگاه مربوطه فارغ التحصیل شده‌اند سوال کنید. یا اطلاعات را از وب‌سایت‌های سازمان‌های مشاوره دانشگاه مانند UCAS در انگلیس یا CollegeBored در ایالات متحده آمریکا دریافت کنید.
یکی از نکات مهم در ارتباط با دانشگاه‌های خارجی، این است. که باید بدانید از کدام بخش یا فردی سوال کنید. تا پاسخ مناسب را دریافت کنید. برای اخذ پذیرش تحصیلی، می‌توانید درخواست خود را به بخش پذیرش دانشگاه ارسال کنید و اطلاعات تماس با این بخش را از وب‌سایت دانشگاه بیابید. در برخی کشورها، ارسال درخواست پذیرش تحصیلی از طریق سازمان‌های شخص ثالث انجام می‌شود، بنابراین برای کسب اطلاعات بیشتر، با این سازمان‌ها تماس بگیرید.
شرایط اپلای برای تحصیل در دانشگاه‌های خارج از کشور
پرس و جو در مورد دانشکده‌ها و مدارس خاص
برای اطلاعات بیشتر در مورد یک دانشگاه خاص، بهتر است از شبکه‌های اجتماعی آن دانشگاه استفاده کنید. اگر سوالی در مورد شرایط اخذ پذیرش تحصیلی، هزینه‌های تحصیل، بورسیه‌ها و کمک هزینه‌های تحصیلی دارید، می‌توانید از طریق شبکه‌های اجتماعی سوالات خود را مطرح کنید. بیشتر دانشگاه‌های بین‌المللی دارای کانال‌های ارتباطی از طریق شبکه‌های اجتماعی هستند. این روش می‌تواند به شما کمک کند تا به سرعت پاسخ خود را دریافت کنید.
اپلای به دانشگاه
اگر به دنبال پاسخ دقیق و آگاهانه درباره یک برنامه تحصیلی در مقطع کارشناسی هستید، ایمیل یکی از بهترین روش‌ها برای مکاتبه با دانشگاه است. شما باید ایمیل خود را به بخش پذیرش دانشگاه یا اعضای هیات علمی برنامه تحصیلی مورد نظر خود ارسال کنید. ارسال ایمیل به مدیر گروه، مدیر برنامه تحصیلی، یا یک مدرس ارشد در رشته مورد نظر شما نقطه خوبی برای شروع است. اگرچه پاسخ‌هایی که از طریق ارسال ایمیل دریافت می‌کنید، ممکن است کندتر از رسانه‌های اجتماعی باشند، اما با ارسال ایمیلی که دارای اطلاعات مشخصی از شما است، پاسخ دقیق‌تر کارشناسانه‌تری را دریافت خواهید کرد.
سوالات مربوط به مقطع تحصیلات تکمیلی
قبل از پرسیدن سوالات مربوط به مقطع تحصیلات تکمیلی، اطمینان حاصل کنید که دانشگاه مورد نظرتان برنامه‌های تحصیلی در رشته و تخصص شما ارائه می‌دهد. برای این منظور، با دانشکده‌های مرتبط با رشته شما تماس بگیرید. و در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، ایمیل یا نامه‌ای به دپارتمان و آدرس دانشگاه ارسال کنید. این کار نشان می‌دهد که شما جدی هستید و به دنبال اطلاعات دقیق در مورد برنامه‌های تحصیلی خود می‌گردید.
قبل از پرسیدن سوالات، بهتر است وب‌سایت دانشگاه را مطالعه کنید تا اطلاعات مربوط به سوالات متداول و دیگر بخش‌های وب‌سایت را بررسی کنید. این کار می‌تواند به شما کمک کند. تا سوالات خود را بهتر و دقیق‌تر مطرح کنید. و از دریافت پاسخ‌های قبلی که قبلاً توسط دیگران پرسیده شده‌اند، جلوگیری کنید.
با این حال، اگر تصمیم گرفتید. که به طور شخصی با دانشگاه تماس بگیرید، مطمئن شوید. که با بخش مناسب (مانند پذیرش عمومی، شهریه، برنامه‌های بین‌المللی و غیره) تماس بگیرید. و تا جای ممکن اطلاعات بیشتری در مورد خود ارائه دهید. از جمله نام کامل، آدرس، رشته و مقطع تحصیلی، و اطلاعات جزئی‌تر مانند تاریخ شروع تحصیلات و غیره.
چه موقع بپرسیم؟
در مورد زمان مناسب برای پرسیدن سوالات، یکی از نکات مهم این است. که بهتر است قبل از مهلت ارسال درخواست اخذ پذیرش تحصیلی، سوالات خود را مطرح کنید و پاسخ‌های لازم را دریافت کنید. زیرا در زمان‌های شلوغ، احتمال اینکه سوال شما به موقع پاسخ داده نشود بیشتر است.
عدم ارسال ایمیل در زمان‌های پرکار و پرترافیک
در زمان‌های پرکاری و شلوغ، بهتر است ایمیل خود را با دقت و به صورت منسجم ارسال کنید. از ارسال سوالات خود در زمان‌هایی که بخش پذیرش دانشگاه شلوغ است، خودداری کنید همچنین، اگر قبلا تجربه مکاتبات با دانشگاه خارجی داشته‌اید، خوشحال می‌شویم که تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید و در صورت نیاز از مشاوره و راهنمایی‌های ما استفاده کنید.